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Manual de Uso – Sistema de Gestão de Projetos de Pesquisa da UFSC

1. Objetivo

O presente sistema tem como objetivo disponibilizar, para consulta e gestão, os projetos de pesquisa desenvolvidos na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Ele permite o cadastro, a aprovação e o acompanhamento dos projetos, bem como a inclusão de participantes, bolsistas e a elaboração de relatórios finais.

Principais funcionalidades:

  • Cadastro de projetos de pesquisa
  • Cadastro de participantes e bolsistas, integrado ao sistema acadêmico de graduação e pós-graduação
  • Elaboração do relatório final do projeto
  • Renovação do projeto após a aprovação do relatório

2. Pessoal Autorizado

O acesso ao sistema é restrito a:

  • Servidores técnicos-administrativos
  • Docentes da UFSC

3. Como Acessar o Sistema

O sistema está disponível no seguinte endereço:
http://notes.ufsc.br/aplic/pesquisa.nsf

4. Como Solicitar Acesso

Para solicitar acesso ao sistema, é necessário abrir um chamado no site de atendimento da SeTIC (Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação), solicitando a liberação de acesso.

5. Disponibilidade do Serviço

O serviço está disponível em regime integral, exceto em casos de manutenções programadas, que serão previamente anunciadas.

6. Dúvidas Frequentes

Abaixo estão as dúvidas mais comuns relacionadas ao uso do sistema. As respostas são fornecidas conforme a pergunta.

[11] Minha senha será fornecida pelo sistema ou eu a crio?

A senha é definida pelo usuário durante o processo de cadastro. Caso esqueça a senha, é possível recuperá-la seguindo o procedimento de recuperação.

[12] A participação de alunos ou participantes externos à UFSC exige tramitação extra?

Sim. Participantes externos devem ser incluídos com informações adicionais e podem exigir autorizações específicas, dependendo do tipo de atividade.

[13] Não tenho cadastro no sistema. Como faço para preencher o formulário pela primeira vez?

Você deve solicitar acesso ao sistema via SeTIC. Após a liberação, você receberá as credenciais necessárias para cadastrar-se.

[14] Enviei o projeto para aprovação, mas não recebi nenhuma confirmação. Por quê?

O sistema não envia notificações automáticas. Você pode acompanhar o andamento do projeto no próprio sistema.

[15] Posso prorrogar o prazo do projeto se não for concluído no tempo previsto?

Sim. Para isso, é necessário realizar a renovação do projeto, seguindo o fluxo estabelecido.

[16] Como cadastro um participante num projeto?

No formulário de registro do projeto, há uma seção dedicada à inclusão de participantes. É possível adicionar nome, cargo, vínculo e outros dados relevantes.

[17] Como imprimo o formulário de pesquisa preenchido?

O sistema oferece a opção de impressão do formulário completo, incluindo todos os campos preenchidos.

[18] Como fica a emissão de certificados se o número do registro só é emitido após a aprovação do relatório?

Certificados podem ser emitidos temporariamente com um número de referência, que será substituído pelo número oficial após a aprovação do relatório final.

[19] Como verificar a situação do meu projeto?

Você pode visualizar o status do projeto no próprio sistema, seguindo o fluxo de tramitação.

[20] Como registro os recursos financeiros captados pelo projeto?

Há uma seção específica no formulário para registrar valores, fontes de recursos e orçamento.

[21] Como registro um novo projeto?

Acesse o sistema e siga o fluxo de criação de novo projeto, preenchendo todos os campos obrigatórios.

[22] Posso alterar campos do projeto depois de enviá-lo para aprovação?

Não. Após o envio, o projeto entra em tramitação e não pode ser modificado até a conclusão do processo.

[23] É possível iniciar um projeto em data anterior àquela declarada no formulário?

Não. O início do projeto deve estar alinhado com a data informada no formulário.

[24] Em quais situações posso excluir um participante?

É possível excluir um participante antes da aprovação do projeto. Após a aprovação, a exclusão requer nova tramitação.

[25] O sistema não aceita minha senha ou nome de usuário. A quem devo recorrer?

Contate a SeTIC para resolver problemas de autenticação ou acesso.

[26] Pode haver carga horária superior à atividade no certificado?

Não. A carga horária registrada no certificado deve corresponder à realidade da atividade.

[27] O Chefe do Departamento pode não aprovar o projeto e impedir alterações?

Sim. O chefe do departamento tem autoridade para aprovar ou rejeitar o projeto e solicitar ajustes.

[28] O Chefe do Departamento pode solicitar alterações antes da aprovação?

Sim. O chefe pode pedir ajustes antes da validação do projeto.

[29] O Chefe do Departamento pode solicitar alterações no relatório antes da aprovação?

Sim. O relatório também passa por revisão e pode ser solicitado para ajustes.

[30] O coordenador do projeto pode ser substituído ou excluído?

Sim, desde que haja justificativa e seja feita a alteração no sistema.

[31] O projeto ainda não foi aprovado, mas preciso dele para concorrer a um edital. O que fazer?

Procure a SeTIC para solicitar priorização ou orientação sobre o processo.

[32] O que significa "Relatório Final"?

É o documento que comprova a execução das atividades do projeto e é necessário para sua conclusão.

[33] O sistema controla automaticamente as horas de atividades remuneradas e não remuneradas?

Não. As horas devem ser registradas manualmente pelo coordenador.

[34] Os demais participantes podem acompanhar o andamento do projeto?

Sim. Todos os participantes cadastrados têm acesso ao status do projeto.

[35] Pode haver mais de um coordenador no projeto?

Sim, desde que esteja previsto no formulário e aprovado pelos órgãos competentes.

[36] Por que o "nome do usuário" deve ser o número do SIAPE?

O sistema utiliza o SIAPE como identificador único para garantir segurança e integridade nos registros.

[37] Posso alterar minha senha e nome de usuário?

Sim, por meio do painel de configurações do sistema.

[38] Posso alterar dados de um projeto já aprovado?

Não. Alterações após a aprovação exigem nova tramitação.

[39] Posso alterar dados de um projeto?

Sim, antes da aprovação. Após a aprovação, alterações requerem nova análise.

[40] Posso elaborar o relatório antes do término do prazo do projeto?

Sim, desde que o prazo seja respeitado.

[41] Posso enviar o formulário com campos em branco?

Não. Todos os campos obrigatórios devem estar preenchidos.

[42] Posso excluir o rascunho de um projeto?

Sim. O rascunho pode ser excluído sem impacto no sistema.

[43] Posso incluir ou excluir participantes após o projeto estar aprovado?

Sim, porém a alteração requer nova tramitação e aprovação.

[44] Posso incluir um participante após o projeto ter iniciado?

Sim, desde que seja feita a alteração no sistema e aprovada pelo responsável.

[45] Posso incluir um participante após o projeto ter sido concluído?

Não. Após a conclusão, não é permitida a inclusão de novos participantes.

[46] Posso incluir um participante após o relatório final ter sido aprovado?

Não. Após a aprovação do relatório, não é permitida a inclusão de novos participantes.

[47] Posso receber certificados sem número de registro e depois solicitar uma nova via com o número?

Sim. Certificados podem ser emitidos temporariamente e atualizados posteriormente.

[48] Posso recorrer se meu projeto não for aprovado?

Sim. Contate a SeTIC para solicitar esclarecimentos ou reavaliação.

[49] Posso renovar o projeto sem preencher o formulário novamente?

Não. A renovação requer o preenchimento do formulário com as novas informações.

[50] Projetos com bolsistas podem incluir os nomes dos bolsistas posteriormente?

Sim, porém a inclusão pode exigir nova aprovação, dependendo do contexto.

[51] Quando o projeto recebe o número de registro?

O número de registro é emitido após a aprovação do relatório final.

[52] Quem aprova o relatório final?

O relatório final é analisado e aprovado pelo Chefe do Departamento.

[53] Quem define se o projeto é considerado uma atividade de pesquisa?

O Chefe do Departamento tem autoridade para definir a natureza do projeto.

[54] Quem pode ser coordenador de projeto de pesquisa na UFSC?

Somente docentes ou servidores técnicos-administrativos com vínculo institucional.

[55] Se a participação do coordenador não for aprovada, inviabiliza o projeto?

Sim. O coordenador é essencial para a tramitação do projeto.

[56] Se desistir de realizar o projeto após iniciado, posso cancelá-lo?

Sim, desde que seja feito o cancelamento no sistema e comunicado aos responsáveis.

[57] Se esquecer a senha, como proceder?

[58] Se excluir o projeto, o que acontece com o relatório final?

O relatório final não é vinculado ao projeto. Ele pode ser mantido separadamente.

[59] Se não fizer o relatório final, o que acontece?

O projeto permanece pendente e não pode ser concluído.

[60] Se não lembrar o número do SIAPE, como obtê-lo?

Consulte o portal da UFSC ou entre em contato com o setor de RH da sua unidade.

[61] Se for membro de uma atividade, posso registrar a atividade ou é o coordenador quem deve fazê-lo?

O registro é realizado pelo coordenador, mas ele pode incluir os membros.

[62] Se renovar o projeto, posso alterar o coordenador?

Sim, desde que seja feita a alteração no sistema e aprovada.

[63] Se salvar o formulário como rascunho, como retomar o preenchimento?

Localize o rascunho no sistema e continue a edição a partir do ponto em que parou.

[64] Se for coordenador e desistir de realizar o projeto mesmo após a aprovação, posso cancelá-lo?

Sim, desde que seja feito o cancelamento no sistema e comunicado aos responsáveis.

[65] Se for necessário alterar dados de algum participante, quem pode fazê-lo?

Somente o coordenador ou o administrador do sistema pode realizar alterações.

[66] Se o coordenador for o único participante, como funciona a tramitação?

O projeto segue o mesmo fluxo, mas o coordenador é responsável por todas as etapas.

[67] Se o coordenador e os participantes forem de diferentes Centros da UFSC, quem analisa o projeto?

O projeto é analisado pelo Chefe do Departamento onde o coordenador está vinculado.

[68] Se o coordenador e os participantes forem de diferentes Departamentos, quem analisa o projeto?

O projeto é analisado pelo Chefe do Departamento onde o coordenador está vinculado.

[69] Se o coordenador e os participantes forem do mesmo Departamento, quem analisa o projeto?

O projeto é analisado pelo Chefe do Departamento.

[70] Se o coordenador não concordar com alterações solicitadas pelo Chefe do Departamento, pode desistir do projeto?

Sim. O coordenador pode optar por desistir do projeto se não concordar com as alterações.

[71] Se o relatório final não for aprovado, mas eu acredito que deveria ser, o que fazer?

Entre em contato com a SeTIC para solicitar esclarecimentos ou reavaliação.

[72] Se um participante não for aprovado pelo respectivo departamento, inviabiliza o projeto?

Sim. A não aprovação de qualquer participante pode invalidar o projeto.

[73] Se um participante não for aprovado, posso excluí-lo ou substituí-lo?

Sim, desde que seja feita a alteração no sistema e aprovada.

[74] Sou muito ocupado. Posso delegar a tarefa de preencher o formulário a outra pessoa?

Não. O formulário deve ser preenchido pelo coordenador, que assume a responsabilidade legal.

[75] Tenho que preencher todos os campos de uma vez ou posso fazer em etapas?

Você pode preencher o formulário em etapas, salvando-o como rascunho.

[76] Tenho um projeto em andamento e preciso me afastar. Como proceder?

Comunique o afastamento à SeTIC e realize a substituição do coordenador, se necessário.

[77] Tento digitar o nome de um participante, mas o sistema não aceita. O que está acontecendo?

Verifique se o nome está escrito corretamente e se o participante está cadastrado no sistema.

[78] Todos os participantes foram aprovados, mas o coordenador não foi. Como fica o projeto?

O projeto não pode ser aprovado sem a aprovação do coordenador.

Aviso

© SeTIC – Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação – v1.100

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